Muitos entendidos da produtividade dizem que nosso planejamento do dia deve considerar apenas 80% do nosso tempo útil – veja só, se você trabalha das 9h às 18h, não vá considerar a hora do almoço. Eu gosto bastante dessa maneira de pensar. Se você analisar seus dias vai ver que imprevistos acontecem o tempo todo. É aquela reunião de última hora, aquele cliente que liga e passa muito mais tempo do que necessário no telefone, a conferência via Skype que atrasou, o trânsito que pegou de um lugar ao outro. Tudo isso nos atrasa e provavelmente não planejamos dessa maneira. Por isso, sim, considere apenas 80% do seu tempo.
Mas ainda assim, a gente gostaria de fazer tudo o que planejamos, não é? Às vezes não percebemos o quanto fizemos durante o dia e o único sentimento que fica no fim do expediente é de improdutividade. O que é pior para quem é adepto ao home office, que passa a maior parte do tempo em casa e não consegue entender como não conseguiu sendo que nem tem os colegas pra bater papo.
Acontece que não percebemos muito do que ocorre durante o dia. Você pode – e super recomendo – usar um software que te ajude na análise do seu tempo no computador, como o Rescuetime, mas para ser sincera ele não vai te dar alívio quando você se sentir improdutivo no fim do dia.
O foco diário
Às vezes fazemos muitas e muitas coisas durante o dia, mas nos sentimos improdutivos no final das contas porque não fizemos o que era mais importante, apenas nos atentamos a pequenas tarefas que poderiam ter sido feitas outro dia ou até por outra pessoa.
O ideal é você começar o dia, ou até mesmo a semana, com um foco para o dia. Escolha qual é a tarefa mais importante do dia: O que você precisa fazer que tem mais peso? O que você precisa fazer que não pode deixar pra amanhã? O que você está tentando fazer há dias e vem se arrastando e você teria um enorme alívio quando terminasse?
Você pode fazer isso todos os dias no início da sua jornada de trabalho ou toda segunda de manhã ou toda sexta fim do dia. Eu gosto bastante de planejar minha semana no final do expediente de sexta, assim a minha mente consegue ficar tranquila e descansar no final de semana.
Qual é o foco do seu dia?
Se você tiver 20 tarefas durante o dia e completou apenas 12, mas uma delas foi a tarefa foco, com certeza você vai se sentir mais leve. É claro que gostaríamos de terminar todas, porém os imprevistos acontecem e é por isso que os gurus da produtividade nos aconselham a planejar apenas 80% do nosso tempo.
Você pode demorar mais tempo do que imaginava para uma tarefa, você pode ter ficado sem internet, pode ter tido imprevistos no almoço. Tudo isso acontece. A diferença é que se você conseguiu concluir a tarefa mais importante do seu dia, ou seja a tarefa do foco, a tendência é se sentir melhor e mais produtivo.
Como eu planejo meu foco diário
Normalmente as segundas são focadas em desenvolvimento de post e as quartas em revisão do post para que ele esteja lindo para quinta. :) Costumo ter listado tudo o que preciso fazer, então só distribuo durante a semana e conforme as demandas aparecem eu reajusto meu foco, assim, enquanto ando mesmo. Se algo aparece e é mais importante que meu foco, eu vou mudar o planejamento.
Por exemplo, se o meu foco do dia é preparar um post extra para publicação em duas semanas e me aparece um orçamento para desenvolver, com certeza vou dar prioridade ao orçamento. Ou se estou em um dia de estudo, mas alguém precisa da minha ajuda – há, logo vem novidade aqui sobre isso! -, eu vou mudar o foco do meu dia para resolver esse assunto.
O importante é ter noção o que tem mais peso no seu dia e quais os prazos que você tem. Eu não posso parar um freela que vou entregar hoje para uma assistência que posso dar amanhã, nesse caso eu daria preferência ao meu prazo.