Cronogramas podem ser aplicado em qualquer projeto. Pode ser aplicado até na sua vida pessoal. Sabe aquela reforma que você está planejando há dois anos e nunca começa? O cronograma pode te dar uma mão nisso e trazer essa reforma para a realidade. Sabe aquela viagem que você vai passar um mês no exterior? Também podemos aplicar o cronograma para que tudo, desde documentos e até arrumar as malas, esteja pronto no dia. E para os que trabalham em casa (home office) e remoto (mobile office) e são donos dos seu próprio tempo, meu amigo, o cronograma pode te ajudar muito.
Quem já deu um pulinho na página sobre sabe que sou gerente de projetos digitais e quem me conhece um pouquinho mais sabe que sou a maluca da organização e praticidade. Então se eu vejo a oportunidade de adicionar um cronograma em meu projeto, eu vou adicionar. Eu consigo visualizar o projeto de uma outra maneira depois que planejo e aplico um cronograma.
Para os gerentes de projetos, seja a área que for, o cronograma é algo tão normal quanto uma xícara de café. Há inúmeras ferramentas de cronograma, com inúmeras funções e para diversos tipos de pessoa. Você precisa testar uma aqui e outra ali, ver qual possui a maior quantidade de funções para o seu propósito e qual você se identifica mais.
Mas antes de você encontrar a ferramenta ideal, você precisa entender o real motivo de usar. Para que um cronograma? Em que o cronograma irá me ajudar? O cronograma pode ajudar a visualizar seus projetos desde que você já tenha o prazo final desse projeto e o planejamento das etapas que irá executar até o prazo final.
Prazos
Nós temos prazos para tudo. Para a validade da comida que está na sua geladeira, para a roupa que está no seu corpo, para pagar o IPTU, enfim, tudo o que fazemos tem um prazo. E se não tem, coloque você mesmo, sem prazo nós acabamos deixando tudo para lá.
Se você respeita o prazo para pagar a conta de luz todo mês, adicione prazo para suas tarefas também. Assim você vai diminuir as coisas que empurra com a barriga e realizar mais para você mesmo.
Sabe aquela calça que precisa fazer a barra há dois meses e está jogada dentro do guarda-roupa? Coloque um prazo para você, mas um prazo que você realmente irá cumprir. Não adianta você estipular que vai levar no sábado, se sábado você tem um casamento durante o dia todo. Seja honesto consigo mesmo e adicione prazos reais.
Em projetos profissionais, te aconselho a adicionar dias extras para as suas entregas, evitando que possíveis imprevistos – como um dia todo sem internet – impeçam que você cumpra o prazo estipulado.
Planejando seus projetos para que eles não passem do ponto
Quando ouvimos falar sobre projetos muitas vezes associamos a algo profissional. Mas por que não projetos de vida? Se você quer comprar uma casa, faça suas contas, veja quanto precisa guardar por mês e em quanto tempo você terá o valor necessário, com isso você terá um prazo para comprar sua nova casa. E não para por aí. Depois de comprar a casa, você vai precisar reformar? Você vai precisar trocar os móveis? E a mudança, como será feita? Tudo isso pode e deve ser aplicado no seu projeto casa nova. Veja abaixo como planejei um cronograma simples para esse projeto.
Por isso torno a dizer, pequenas coisas são projetos e tudo tem seu prazo. Você quer passar no concurso público? Se organize com o cronograma, defina quais são as matérias que precisa estudar, quantas horas para cada matéria, quando terminar uma matéria qual será a próxima e tudo dentro do prazo que você tem para a prova do concurso. Você vai ver que fica mais fácil de visualizar todo o tempo que você tem até a prova, mesmo que ela seja em dois anos.
Para os freelancers, home office e mobile office não é diferente. Você não recebe um prazo para entregar para o seu cliente? Pois então planeje como será todo o seu trabalho. Com esse planejamento você pode garantir a si mesmo que não terá dois trabalhos ao mesmo tempo, afinal você é um só. Prometer ao cliente X dia 5 e ao cliente Y dia 7 quer dizer que você terá que trabalhar muito mais do que suas 24h. Se você conseguir visualizar todo o seu fluxo de trabalho, dos que já estão em andamento e dos que ainda irão entrar, você verá que para entregar o projeto do cliente Y você precisa de mais prazo ou de alguém para te dar uma mãozinha.
Gráfico de Gantt, te ajudando desde 1917
Podemos aplicar cronogramas de diversas maneiras, afinal o que importa é o quanto tempo irá levar para cada tarefa considerando um prazo final, de forma que tudo ande como o planejado. Eu, particularmente, gosto de aplicar cronogramas através do gráfico de Gantt, que foi o que utilizei para o exemplo do item anterior, o projeto casa nova. Acho que fica mais visual e mais simples para você conseguir ver o todo.
Visualizando o projeto todo e todos os projetos juntos, você consegue analisar se em algum momento irá encavalar um ou mais projetos ou se em algum momento você terá um tempo ocioso. É bom para você poder agir antes do estrago acontecer ou adicionar um projeto novo naquele tempo que está sobrando.
Uma função que é bem útil é linkar uma tarefa a outra, de forma que uma só inicia quando a outra termina. É claro que você pode informar em qualquer cronograma que a tarefa 2 só inicia quando a tarefa 1 terminar, mas as ferramentas para o gráfico de Gantt já deixa uma tarefa ligada a outra, então se a tarefa 1 atrasar, o sistema irá empurrar a tarefa 2 para frente, automaticamente. Assim diminui a possibilidade de você esquecer de empurrar as tarefas para os dias certos e ainda te mostra se irá sobrepor alguma outra tarefa e/ou projeto.
Aplicações
Como comentei no início do post, há inúmeras ferramentas que podem te ajudar a aplicar cronogramas, inclusive em gráfico de Gantt. Opções offline como o Microsoft Project para Windows e o Merlin para Mac e as diversas opções online. Eu tenho preferência pelas aplicações online, assim você não fica preso a um computador e ainda pode compartilhar o sistema com quem trabalhar com você ou até com o seu cliente. Listei três ferramentas online que já utilizei e podem ser úteis para você:
Gantter
Agora quem está em busca de uma ferramenta gratuita e online, cá está o Gantter. Além de tudo, ele ainda pode ser integrado no seu Google Drive e você pode editar direto de lá. Eu utilizei o Gantter por um tempo, mas o auto save me deixava um pouco na mão, então às vezes eu podia jurar que estava salvo e quando eu voltava, minhas alterações não estavam mais lá. Mas se você não quer investir em aplicações, nada que uma atenção extra antes de sair da página não resolva. Outro ponto que me fez deixar o Gantter foi que ele não exportava partes de um cronograma, apenas um cronograma inteiro, então eu precisava ter um arquivo por projeto e dessa maneira eu não visualizava todos os meus cronogramas como um todo, o que não ajudava muito na praticidade.
Eu usei o Smartsheet por alguns anos e acho uma ótima aplicação, mas eu te recomendaria o Team Gantt (porque eu acho ele lindo, prontofalei) que é mais focado e intuitivo. Só recomendo o Gantter para quem não quer investir nesse tipo de aplicação agora. Você também pode ser mais simplista e desenvolver seu cronograma com gráfico Gantt em uma planilha. Não terá as tarefas interligadas automaticamente e terá de alterar tudo sempre que tiver uma modificação, mas ainda assim é um caminho.