Acredito que métodos e ferramentas de organização e produtividade são para nos ajudar a ter mais resultados, ou seja, o sistema que montar e escolher deve se encaixar na sua rotina. E por isso eu gosto de mudar o meu conforme as necessidades da minha rotina. Também levo em consideração que somos todos diferentes e que nem sempre o aplicativo que todo mundo usa vai me dar uma mão de verdade.
Survival Kit Produtivo
Adoro testar um aplicativo novo – se você tiver algum para me recomendar, deixa aí nos comentários! :D – e para ser bem sincera, tenho uma pasta Testar no meu smartphone. Estou sempre em busca de novas opções que possam se encaixar melhor para diferentes tipos de rotina. Atualmente não estou testando nenhum aplicativo novo no meu sistema, mas compartilho com você minha receita de ferramentas que estou usando agora.
Google Calendar para os compromissos
Não vivo sem o Google Calendar, esse lindo. É nele que planejo meu mês e minha semana, onde defino os blocos de atividades e remanejo os horários para otimizar os dias e até liberar outros.
Meu dia começa conferindo o Google Calendar e termina dando check e analisando o próximo dia. Eu gosto de marcar o que realmente fiz conforme o planejamento, o que cancelei e o que foi alterado, assim minha agenda sempre está atualizada.
Já compartilhei aqui no blog como eu uso o calendário para organizar minha rotina e como organizar uma semana lotada, também já deixei 5 motivos para você começar a usar o Google Calendar.
Todoist para as tarefas
No Todoist guardo todas as minhas listas de tarefas. Tenho tarefas recorrentes e planejadas a longo prazo, como renovação de aplicativos e domínios, tarefas recorrentes do dia a dia de casa e as tarefas pontuais dos projetos ativos. Se é tarefa, vai pro Todoist. Em alguns casos, combino o Todoist com a técnica Pomodoro para realizar atividades que precisam de um pouco mais de foco.
Apenas lembre-se que listar tarefas por listar, não resolve e nem ajuda em nada. Eu gosto de combinar blocos de atividades no Google Calendar com as tarefas do Todoist para não ficar perdida e tendo de escolher no ato qual atividade precisa ser feita agora. Então no calendário adiciono blocos de atividades como produção de conteúdo e nesse horário vou até o Todoist e vejo quais são os conteúdos que precisam ser desenvolvidos.
Aqui no blog já contei as 6 funções que mais uso do Todoist, como migrei meu sistema de tarefas da agenda física e a evolução das minhas tarefas com a migração.
Evernote para as anotações
Que a verdade seja dita: relutei bastante para usar o Evernote. Ainda me debato com ele e acho mesmo que devia ter mais níveis hierárquicos. Em todo caso, esse ano tirei para me acertar com ele – ou vai, ou racha.
Por enquanto mantenho anotações diversas, referências externas, histórico de atendimento dos clientes, progresso e anotações de cursos, referência de aplicativos que uso ou poderei usar em algum momento, livros que quero ler e os que já li, e por aí vai.
Meu principal impasse com o Evernote é que não sou uma pessoa acumuladora, logo não vejo tantos motivos para manter. Então para não desistir dele mais uma vez, preferi não criar um padrão com regras e hierarquias de organização logo de início. Vou criando conforme a necessidade vai surgindo.
Trello para o calendário editorial
Utilizo o Trello somente para o calendário editorial do Workaulait junto a uma agenda mensal física. Na agenda, em formato de calendário, gosto de brincar com os post-its das publicações. É onde planejo novos conteúdos, os re-posts nas redes sociais e a proximidade dos conteúdos – para não calhar de cair assuntos muitos semelhantes em dias seguidos e garantir que vai ter uma boa mesclagem de tipos de post.
Depois transfiro todo esse planejamento para o meu Trello que tem um plugin maroto para visualizar em formato de calendário. É nele que vou adicionar as tags de tipos de post, os textos que vou publicar nas redes sociais, os links e as hashtags.
Eu gostaria muito de ter um trabalho único, mas través do Trello não tenho uma visibilidade fácil de posts que já fazem tempo que não são re-postados e quais foram re-postados recentemente. Fico em constante busca de uma alternativa que una os dois jeitos – então se você souber uma saída bacana, me conta aí nos comentários, pls!
iA Writer para escrever
Eu gosto de escrever sem distração nenhuma. Fecho todos os aplicativos, silencio todas as notificações e foco apenas no desenvolvimento no texto. Até alguns meses através utilizava o Letterspace – ele cumpria muito bem o objetivo, mas já estava sendo descontinuado. Aproveitei a oportunidade para comprar o iA Writer que já namorava há um bom tempo.
Ambos os aplicativos possuem o Focus Mode, que esconde tudo para você visualizar apenas o espaço branco para o texto, e a sincronização na nuvem que permite começar no laptop e terminar na tablet sem problemas. Pra mim essas duas funções são suficientes, mas o iA Writer tem diversas outras e se alguém se interessar, posso fazer um post só dele. =)
Google Drive para armazenar
O Google Drive não tem segredos, é o meu ambiente de armazenamento. Também uso bastante para criar, alterar e compartilhar arquivos de texto e planilha – que é uma boa maneira de substituir o pacote Microsoft Office. Prefiro criar os arquivos direto por lá, assim nem ocupa espaço. Vem cá que eu te conto como armazenar tudo na nuvem também.
Essa é minha receita de aplicativos do momento, mas não ache que é o caminho correto para todos. Talvez você precise usar o One Drive, por exemplo, ou nem precise de uma solução como o Trello.
O importante é você utilizar soluções digitais realmente ajudem na sua rotina. Então teste sim todas as opções e veja quais se encaixam na sua rotina atual e quais não – abrace o que funcionar e descarte o que não fizer sentido.
Lembre-se: nossa rotina é única e está em constante mudança. Encontrar caminhos produtivos é uma tarefa que sempre estará em pauta e nós precisamos nos analisar sempre e nos mantermos atualizados.