Organização digital pode ser pior do que organização física, sabia? Você consegue medir se sua mesa está desorganizada pela quantidade de coisas que espalhadas nela, afinal é visível e qualquer um pode ver. Já em uma pasta digital não. Você vai colocando arquivos, mais arquivos e mais arquivos. O que você vê é uma pasta e uma lista de arquivos que não te dá a sensação de desordem. E aí na hora que precisa um arquivo: cadê?
Quais são seus hábitos?
Vamos começar pelo começo e se perguntar porque você não encontra os seus arquivos ou porque as fotos do aniversário da sua sobrinha estão no meio dos seus arquivos financeiros. Essa é uma pergunta crucial: quais são seus hábitos? Eu consigo te ajudar, você consegue se ajudar, mas antes precisamos saber o que você costuma fazer com os seus arquivos:
– Você é do tipo que deixa salvo tudo na pasta Downloads e esquece lá? – Ou é daqueles que deixa tudo jogado em Documentos e um dia você vê? – Ou dos que prefere deixar tudo amontoado no Desktop mesmo?
Posso te ensinar a criar um fluxo lindo de pastas, mas serão apenas pastas vazias se os arquivos continuarem lá na pasta de downloads. Identifique-se, mesmo que não esteja listado aí (e me conta qual seu hábito? :P), e tente se policiar para aplicar o melhor fluxo para você.
Fluxo de pastas
Fluxo de pastas é um nome bacana para pasta dentro de pasta. É preciso identificar atividades e arquivos que costumamos salvar e acessar para criarmos um fluxo que funcione. Não existe um fluxo padrão ou correto. Um fluxo que funciona para mim pode ser totalmente diferente para você e o seu fluxo pode não fazer sentido algum para mim.
Então tendo dito que fluxo de pastas é algo pessoal, como deveria ser o seu? Quais categorias de arquivos você tem? Financeiro, projeto pessoal, clientes, criações, inspirações? Para te ajudar a visualizar, vou compartilhar meu fluxo atual, que já uso há algum tempo e tem funcionando:
Documentos e Financeiro – Aqui tenho algumas subpastas organizando os arquivos como exames médicos, faturas, IR, notas fiscais e planilhas.
Freelas – Separo por clientes e dentro do cliente por projeto, colocando sempre o ano antes do nome do projeto, para ficar ordenado e mais fácil de encontrar, por exemplo: 2016 – Identidade Visual.
Outros – Essa é uma pasta que não indico e não gostaria de ter. Eu sempre olho pra ela e penso “olha lá, a pasta da bagunça”. São arquivos que eu não pude classificar de forma simples e não uso, mas também não posso deletar. Ta aí uma boa tarefa: organizar minha pasta outros.
Projetos – São meus projetos pessoais ou que estou envolvida e não são freelas, como o Workaulait e meu site/portfólio.
Cuidado com o fluxo de pastas! Ele pode e deve ser seu amigo, sim, mas ele também pode ser o calo no seu pé. Não crie um fluxo de pastas muito robusto, porque de duas, uma: ou você vai planejar tanto o seu fluxo de pastas que não vai terminar, ou vai criar algo tão complexo que na hora de salvar e consultar arquivos não vai fazer a menor ideia onde é o lugar correto. A palavra-chave aqui é simplicidade. Menos é mais!
Arquivando na nuvem
Esse fluxo de pastas que compartilhei é o que utilizo na nuvem. Algumas pastas estão espelhadas no meu computador – ou seja, o que eu faço no computador modifica direto na nuvem e vice-versa. Eu prefiro dessa maneira, mas não quer dizer que você não possa manter esse fluxo somente no seu computador.
Mantendo a ordem
Se você manter só as pastas que usa e com nomes objetivos já vai te ajudar bastante. Tente sempre guardar os arquivos nas pastas certas e manter eles com nomes claros, para facilitar na busca – nada de imagem01.jpg. Organizar seus arquivos digitais não é frescura e nem coisa de gente organizada, é otimização de tempo. Você salva hoje no lugar certo com o nome certo e amanhã você ganha 5min que teria perdido se ficasse procurando loucamente pelo arquivo. :)