A organização está de mãos dadas com produtividade. E organização não é sinônimo de arrumado. Veja, você não está organizado só porque seu desktop não possui um ícone sequer, mas você está organizado quando sabe exatamente onde está aquele arquivo que precisa, sem demorar para procurar, ou seja, não perdendo seu tempo – e não vale usar a busca! :P Eu sou uma pessoa que preza pela organização, mas não abro mão das coisas estarem, também, arrumadas. Mas com o tempo nós aprendemos a ver que realmente tem gente que se acha na sua bagunça, embora isso seja algo estranho para mim. O importante, mesmo, é você não perder tempo quando precisa de algo – isso para tudo na sua vida.
Há algum tempo atrás nos perdíamos nos inúmeros disquetes (há um BOM tempo atrás), CDs e DVDs de backups – o que, convenhamos, era uma loucura. Mas, para ser sincera, os HDs externos também não ficam muito para trás. Não é sempre que o backup é realizado e quando é, criamos aquela pasta com a data e jogamos tudo lá dentro. Ou seja, grandes chances, para não dizer todas as chances, da pasta 2015 ter praticamente tudo o que tinha na 2014 – com novos arquivos, é claro, mas com muitos arquivos repetidos. No final das contas, você usa a maior parte do espaço do seu HD para repetir arquivos.
Para os que trabalham em empresas, não devem sentir muita diferença, pois provavelmente já deve ter o esquema de armazenamento – a não ser que você seja quem cuida disso, aí meu amigo, eu te digo: boa sorte! – sei como é organizar arquivos de uma empresa e fazer com que todos mantenham o padrão criado e, digo mais, não é fácil.
Já para os home officers ter alguns HDs, desde que saiba onde está cada arquivo, não deve dar muito trabalho. Claro que sempre podemos deixar um pouco mais prático, mas se o HD pessoal é um e o de trabalho é outro, ir ali na gaveta pegar um deles e espetar no computador não te tira 30min.
Por outro lados, os mobile officers sofrem um pouco mais. Veja bem, quem faz mobile office não está em casa ou no escritório todos os dias, tão pouco irá carregar na mochila 3 HDs externos ou inúmeros pendrives. A praticidade precisa ser amiga do mobile officer e a tecnologia cloud está aí para isso, não é? Por que não começar a trabalhar em casa e ajustar alguns detalhes enquanto aguarda o início daquela reunião ou, até mesmo, na pausa para o cafézinho? Se a tecnologia está a nosso favor, por que não utilizá-la para otimizar nosso tempo e facilitar nossa vida?
As grandes empresas de tecnologia já disponibilizam maneiras de você ter seus arquivos em todo e qualquer lugar. Veja abaixo alguns exemplos:
Google Drive
O Google Drive, como já diz o próprio nome, foi desenvolvido pelo Google. Para contas pessoais (@gmail.com) é disponibilizado 15GB gratuitos. Esse espaço pode ser utilizado para armazenar qualquer tipo de arquivos, desde .doc a .exe. Arquivos desenvolvidos através das ferramentas de edição do Google Drive, como arquivos de texto, planilhas e apresentações, não ocupam espaço do seu disco na nuvem, ou seja, se você tiver um arquivo de texto do Google não ocupará espaço, diferente se você tiver um arquivo de texto .txt de 15kb, que irá descontar os 15kb do seus 15GB. Para quem não se importa em deixar o Microsoft Word ou Pages da Apple, é uma boa opção. Também é possível expandir o disco na nuvem. São planos pré estabelecidos e pagamentos mensais, sendo de 100GB, 1TB, 10TB, 20TB e 30TB, iniciando os valores em US$ 1,99 ao mês para o de 100GB.
OneDrive
Já o OneDrive, desenvolvido pela Microsoft, oferece 15GB gratuitamente. Também possui extensão, sendo os primeiros 100GB no mesmo valor do Google Drive, R$ 5,00 por mês. A Microsoft oferece menos planos pagos, sendo 3 no total, a diferença é que oferecem um plano meio termo, o de 200GB. A terceira opção é de 1TB e é bacana para quem não abre mão de utilizar o Microsoft Office. Nesse plano, que custa R$ 17,00 por mês, já vem incluso o Microsoft Office 365. O OneDrive também tem ferramentas de edição online de seus principais produtos – Word, Excel, PowerPoint e OneNote. E, aparentemente, ele utiliza espaço de arquivos que foram criados pelo editor online, diferente do Google Drive.
Os planos e valores do OneDrive foram ajustados, sendo agora só 5GB gratuitos, 50GB por R$4/mês e a versão de 1TB com o Office 365 inclusa por R$24/mês.
iCloud Drive
O iCloud Drive da Apple é a opção para quem prefere ter tudo sincronizado em seu Apple ID. O iCloud Drive utiliza do espaço do seu iCloud, então se você armazena as fotos e os backups do seu iPhone ou iPad no iCloud, fique atento com o espaço disponível. São apenas 5GB gratuitos, com expansão para 20GB, 200GB, 500GB e 1TB. Embora o valor inicial, US$ 0,99 por mês, seja menor em comparação com os citados acima, os demais valores são bem diferentes. O maior espaço disponibilizado pela Apple tem um custo mensal de US$ 19,99. A ferramenta de edição dos arquivos são os APPs habilitados para iCloud, como Pages, Numbers e Keynote. Para quem utiliza somente dispositivos da Apple e prefere esses editores, pode ser algo bacana.
Dropbox
O Dropbox oferece somente 2GB gratuitamente. São poucos os planos oferecidos: 1TB por US$ 9,99 por mês e um empresarial de US$ 15,00 por usuário ao mês – o bacana desse último é que ele tem espaço ilimitado. Também oferece ferramenta de edição online disponibilizada pela Microsoft, o mesmo utilizado no OneDrive. A diferença é que aqui você só edita o arquivo, enquanto no OneDrive você pode criar através do navegador.
Porquê eu prefiro o Google Drive
Eu vejo muitas pessoas que não entendem como o Google Drive funciona, mesmo tendo muito contato com a internet; vejo muitas pessoas que detestam o Google Drive e poderiam discutir horas comigo tentando me convencer que não é bom e o Google tem todas suas informações; vejo pessoas que simplesmente não gostam, assim, de graça. Então te digo: para mim funciona.
Eu crio todos os meus arquivos de texto e planilha direto do Google Drive, então o sistema não desconta dos meus 15GB.
Posso compartilhar pastas e arquivos com qualquer pessoa, mesmo que essa pessoa não tenha conta no Google.
Tenho o histórico de alterações, que é útil quando o arquivo é compartilhado e editado por várias pessoas.
Funciona bem em qualquer plataforma – mac, windows, linux, iphone e android.
Não preciso de softwares para edição, consigo alterar tudo pelo navegador.
Não precisei expandir ainda, então não tenho gasto financeiro.
Mas veja, eu não utilizo funções complexas dos editores. Não posso afirmar que funcionaria igual se você costuma utilizar as funções ultra-mega-extraordinamente complexas e específicas do Microsoft Excel, por exemplo.
Qual devo escolher para armazenar meus arquivos?
Veja, eu não vou te convencer a usar o Google Drive, embora eu goste muito dele. Eu entendo que cada um possui afinidade maior com sistema X ou Y. O ponto é: qual irá te proporcionar mais praticidade? No momento da escolha, analise o que é mais importante para você:
Você precisa de muito espaço e precisará expandir? Talvez o valor de cada sistema pode ter um peso maior na sua decisão. Também não esqueça de levar em conta que somente o OneDrive é cobrado em reais, para os demais você precisará de um cartão de crédito internacional e esperar que o dólar venha amigável na fatura.
Você utiliza, obrigatoriamente, arquivos da Microsoft por conta da sua empresa, clientes ou colaboradores? Nesse caso podemos pesar mais para o OneDrive e Dropbox e até mesmo o Google Drive, desde que você tenha ele instalado no seu computador, assim você terá uma cópia do que está na nuvem e será atualizado automaticamente.
Você já utiliza o Microsoft Office 365? Talvez seja interessante estudar o OneDrive.
Sua conta do Google já está integrado com todas as ferramentas do Google e você prefere editar na web? Então talvez seja interessante estudar o Google Drive.
Entende onde quero chegar? O ponto principal não é qual é o melhor sistema, mas sim qual deles irá agilizar seu trabalho.