Eu tenho para comigo que rotina não é tão ruim assim quanto se falam por aí. Rotina, para mim, não é aquela coisa chata que você faz todos os dias e não tem liberdade nenhuma. Vejo a rotina como algo te auxilia a manter seus afazeres em ordem, que facilita no processo do hábito, que automatiza processos, que otimiza o que você tem de mais precioso: seu tempo.
Tenha uma rotina que considere atividades que fazem sentido para você e para o seu trabalho. Diga mais não para situações e pessoas que tiram seu foco do seu dia ideal, de uma boa rotina. Faça da rotina sua amiga que facilita mesmo as coisas pra você.
Planejando a sua rotina
Antes de mais nada, liste todas suas atividades. Aqui não entram tarefas como responder emails, mas bloco de atividades como acordar, meditar, café da manhã, jornada de trabalho – manhã, almoço, jornada de trabalho – tarde, pausa pro café, jornada de trabalho – fim de tarde, jantar e até lazer, se quiser ser detalhista. O horário para realizar suas tarefas, que provavelmente estão listadas na sua lista de tarefas, entram nos blocos da jornada de trabalho e não precisam ser listadas aqui.
Agora que já tem os principais itens da sua rotina, adicione no calendário e adicione os horários que você gostaria que ocorressem. É bacana a visualização semanal e mensal. Então se você é da tecnologia opte por um app que comporte essa visualização, eu particularmente gosto bastante do Google Calendar, e se você é do time do papel opte por uma agenda que tenha essa possibilidade ou use uma folha em branco mesmo e divida em formato mensal. :)
Vale ressaltar que nem sempre sua rotina sairá exatamente como planejou – às vezes você acorda mais tarde, às vezes tem uma reunião durante a manhã, às vezes você tá de saco cheio e quer tirar um dia de folga. O importante é visualizar sua rotina de um dia ideal, para você ter noção de que dá tempo para almoçar sim, que tem tempo para sua meditação, que a pausa da tarde é importante e que além de tudo você ainda consegue trabalhar o suficiente para assistir um filme à noite.
Rotina é uma maneira de organização pessoal. Ela não é sua inimiga, veja bem. Ela tá ali exatamente para te mostrar que em algumas janelas do seu dia você pode ler uma revista, fazer um call descontraído ou até estudar. Afinal, você tem uma prévia do seu dia e da sua semana de forma que consiga identificar quando cabe uma reunião, quando cabe um favor, quando cabe uma tarde de folga para ir passear no parque em plena terça-feira.
Planeje sua rotina, acompanhe seu calendário todos os dias e atualize as mudanças conforme vão acontecendo. No começo vai ser chato mesmo e parece inútil, mas com o tempo você percebe que é uma mão na roda. :)