Lista de tarefas ainda é um mistério da produtividade para muita gente. Lemos por aí que ter uma boa to-do list é a chave para sermos mais produtivos. Encontramos a luz no fim do túnel, nos animamos, pegamos papel e caneta e listamos tudo (T-U-D-O) o que precisa ser feito. É tanta coisa que não conseguimos terminar, nos frustramos e soltamos um: não consigo ser produtivo mesmo.
É assim toda vez? Então vou falar que não adianta só ter uma lista de tarefas. Ter uma lista por ter, não resolve. Colocar tudo na sua lista também não resolve. Precisa ter um planejamento aí, senão tudo vai por água abaixo.
O que precisa ser feito
Antes de pensar que você não é produtivo, liste tudo o que você precisa fazer – pode ser em qualquer lugar, será só um rascunho. Essa primeira lista é para você conseguir identificar o que você realmente precisa fazer nos próximos dias, o que está pendente, o que está atrasado, o que ainda tem um bom prazo ou até o que não tem prazo.
Liste tudo mesmo. Depois coloque ao lado o prazo final – que é quando a tarefa precisa estar pronta – e por fim coloque quanto tempo você precisa para resolver essa tarefa – seja honesto consigo mesmo e coloque uma margem de tempo caso dê algum problema no caminho.
Planejamento para uma lista de tarefas eficiente
Com as tarefas, prazos e tempo de produção, separe essas tarefas por dias. Se você tem duas tarefas de 7 horas e trabalha 8 horas por dia, então você não pode colocar as duas no mesmo dia, certo? Caso contrário no final do dia você não terá feito as duas. É bem aqui que mora a pegadinha.
Distribua as tarefas durante os dias considerando horários de almoço, pausas do trabalho, telefonemas que possam te interromper, problemas que possam acontecer. Se você trabalha 8h por dia, considere apenas 6h, assim você fica preparado para as pequenas pausas e imprevistos que acontecem no dia a dia. Se sobrar tempo no fim do dia, você pode adiantar alguma tarefa ou curtir seu tempo extra.
Procrastinação e a sua lista de tarefas
Eu sei, tem dias que é difícil mesmo. Mas tente evitar a procrastinação. Se você não conseguir desenvolver uma tarefa de hoje, veja se tem alguma de amanhã que pode ser trocada pela que está te segurando – John Perry chama isso de procrastinação estruturada, quando você procrastina uma coisa e trabalha em outra que também é importante.
Gerencie sua lista de tarefas
Há diversas maneiras de cuidar da sua lista de tarefas. Se você é do papel, opte por uma agenda tradicional ou um bullet journal. Agora se você é da tecnologia, tem muitas opções de aplicativos como o Todoist – uso, adoro e indico – ou o Evernote.
Gerencie seu tempo
A técnica Pomodoro pode ser uma boa opção para gerenciar seu tempo de trabalho e de pausas, o que aumenta seu foco e produtividade. Pode te ajudar, principalmente, em tarefas extensas – aquelas que você foge só de pensar no tamanho, sabe? O Pomodoro também pode te ajudar a ter mais noção do seu tempo de desenvolvimento – às vezes você acha que demora 15min para uma tarefa que sempre faz, mas na verdade você demora só 5 e nunca percebeu. Vou te dizer que gosto dessa técnica até pra ler! :D
Manutenção da sua lista de tarefas
Sobrou tarefa e agora?! Para começar, muita calma nessa hora. Primeiro analise o seu dia: o que aconteceu? Quais foram os imprevistos? O que tomou seu tempo – outras pessoas, outros problemas, outras tarefas que pensou que ia demorar menos tempo pra fazer?
Encontrou qual foi o problema? Ou será que estimou que poderia fazer mais tarefas do que caberia no seu horário de trabalho? Isso acontece bastante quando a gente está começando a aperfeiçoar nossas listas de tarefas – achamos que damos conta e no fim não temos tempo suficiente. E tá tudo bem! Apenas não se fruste e não se chateie. Coloque a tarefa para o dia seguinte, mas não se esqueça de verificar se as tarefas do próximo dia são condizentes com seu horário de trabalho e agenda – afinal, você acabou de colocar mais tarefas, não é? Replaneje essas atividades para que no dia seguinte não aconteça o mesmo.
Lista de tarefas é uma coisa orgânica e tem vida própria. Sua lista de tarefas é o reflexo do seu esforço, dos acontecimentos do seu dia, dos seus imprevistos e da sua agenda. A gente planeja hoje e amanhã tudo pode mudar se aparecer uma reunião, não é mesmo? Então fica a dica: todos os dias, no final do trabalho, confira sua lista do próximo dia e veja se está de acordo com seus horários, se é possível (de verdade, tá?) realizar tudo e remaneje se for necessário. Com o tempo você vai ver que ser produtivo é coisa pra você, sim! :)